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The Executive Board carries out the decisions of the Governing Body, submits reports of management, functioning and finances of PHILANTHROPIC PROJECT INTERNATIONAL to its approval. The Executive Board designs projects and programs, plans for the using of funds, and the budget of each year.  It shall work out accounts, inventories, financial statements as well as the year-end reports.      

 

 

As yet, this organ includes the following: Chief Executive Officer; Human Resources Officer; Procurement Officer; Program Officer; Finance and Accounting Officer; Fundraising Officer; and Monitoring and Evaluation Officer.

 

 

Prior to the drafting of the manual of programmatic, administrative, accounting and financial procedures, the Chief Executive Officer makes major operational decisions with the approval of the Governing Body. Where a question or issue relating to management has not been covered in one of such documents as the Constitution or the Internal Rules and Regulations, it shall be referred to the Chief Executive Officer who shall make a decision with the approval of the Governing Body.

The Executive Board is the organ in charge of the daily operations of the organization. As such, a greater part of the management is entrusted to the Executive Board. An executive function is assigned to a member of the Executive Board that must carry it out successfully.  

 

The Governing Body appoints one of its member as the Chief Executive Officer. The other members of the Executive Board are, prior to the drafting of the manual of programmatic, administrative, accounting and financial, hired the Chief Executive Officer under the supervision of the Governing Body. The latter shall approve any recruitment for a position within the Executive Board.  

 

The Executive Board, pursuant to section 33 of the Constitution PHILANTHROPIC PROJECT INTERNATIONAL shall be composed of seven (7) members: Chief Executive Officer; Human Resources Officer; Procurement Officer; Administrative Officer; Program and Project Officer; Finance and Accounting Officer; and Planning, Monitoring and Evaluation officer.

 

Positions within the Executive Board can and may be subject to cumulative interlocking owing to the activities of PHILANTHROPIC PROJECT INTERNATIONAL. In the same way, the aforementioned officers may have assistants depending on the increase of the said activities.

1)   Le Directeur Exécutif

 

Le Directeur Exécutif a pour rôles et responsabilités de : mettre en œuvre les orientations définies par le Conseil d’Administration et examinées antérieurement par l’Assemblée Générale ; organiser la coordination des projets et programmes  à exécuter ou en cours d’exécution ; assurer la mobilisation et la gestion des ressources des programmes et projets ; assurer le contrôle, la coordination et la supervision de la Direction Exécutive ; rendre compte de sa gestion tous les six mois au Conseil d’Administration ; établir le compte de fin d’exercice et le rapport annuel d’activités qu’il adresse au Conseil d’Administration ; et représenter le Président du Conseil d’Administration.

 

The Chief Executive Officer

 

The duties and responsibilities of the Chief Executive Officer include: implementing the orientations specified by the Governing Body and Previously examined by the General Assembly; coordinating projects and programs to be implemented or under implementation; ensuring the mobilization and management of ressources of projects and programs; ensuring control, coordination and supervision of the Executive Board; giving an account of his management every six months to the Governing Body; working out accounts and year-end reports to be submitted to the Governing Body; and representing the President of the latter.    

 

 

2)   Le Responsable des Programmes

 

Le Responsable des Programmes a pour principales attributions et responsabilités de : coordonner la mise en place des projets et  programmes de développement de l’organisation ; développer et gérer, lesdits projets et programmes ; apporter son concours au processus de recrutement et de formation des coordonnateurs des projets ; organiser la coordination et la supervision du travail des coordonnateurs chefs régionaux ; et assister le Directeur Exécutif dans l’exécution de ses missions et attributions.

 

The Program Manager

 

The Program Manager has the following duties and responsibilities: coordinating the setting of development projects and programs of the organization; expanding and managing the said projects and management; contributing to the process of recruitment and training of Projects coordinators; coordinating and supervising the work of regional Chief Coordinators; and assisting the Chief Executive Officer in carrying out his missions and duties.  

3)   Le Responsable des Finances et Comptabilité

 

Le Responsable des Finances et Comptabilité a pour principales attributions de : élaborer et mettre en place le système de gestion comptable et financière de l’organisation ; assurer l’élaboration du budget annuel des programmes et projets ; participer à la mobilisation des ressources financières; gérer les finances et la comptabilité de l’organisation ; mettre en place le système d’audit interne ; préparer et veiller au bon déroulement de l’audit externe ; et coordonner et superviser les travaux des membres du personnel du département des finances et comptabilité.

 

The Accounting and Finance Officer

 

The duties of the Accounting and Finance Officer include: working out and setting up the system of accounting and finance of the organization; ensuring the working out of the annual budget of programs and projects; participating in the mobilization of financial ressources; managing the finances and accounting of the organization; setting up a system internal auditing; preparing and ensuring the progress of the external auditing; and coordinating and supervising the works of staff members of the department of finances and accounting.

 

 

4)   Le Responsable des Appels d’Offre

 

Les missions et attributions essentiellement dévolues au Responsable des appels d’offre s’analysent en terme de planification annuelle des marchés; de la préparation des dossiers d’appel d’offre, de demande de cotation et de proposition ; de passation des marchés et de suivi de l’exécution desdits marchés. Par ailleurs, dans l’accomplissement de sa mission elle a aussi un rôle d’assistance à la finalisation des budgets des projets sociaux ainsi que la collaboration avec les bénéficiaires de projets et programmes pour l’exécution.

 

The Procurement Officer

 

The fundamental missions and duties of the Procurement Officer include: annual planning of procurement; drafting documents for tendering, quotations, and proposals; procuring and monitoring the procurement process. Moreover, in carrying out her duties, she also has a role of assistance for the finalization of social projects as well as liaising with the beneficiaries of projects and programs for their implementation.  

 

 

 

5)   Le Responsable Fundraising

 

La Responsable Fundraising a pour principales missions et attributions : l’assistance des coordonnateurs dans la finalisation des propositions de projets sociaux dans le respect des normes de l’organisation ; la veille stratégique relative aux appels à proposition de projets tant à l’échelle nationale qu’internationale ; la mobilisation des ressources pour l’exécution des projets ; la gestion du site web par le biais de la mise à jour des contenus et le référencement ; et la gestion des relations avec les donateurs. 

 

6)   Le Responsable des Ressources Humaines

 

La Responsable des Ressources Humaines a pour principales missions la mise en œuvre de la stratégie RH ainsi que les méthodes, outils et procédures ; la gestion administrative du personnel, la paye et les déclarations sociales ; le recrutement du personnel, tant pour l’organisation que les projets qui y sont élaborés ; la gestion des carrières par le truchement d’une bonne politique de rémunération, de formation et de coaching ;  et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. 

 

7)   Le responsable de la planification, du Suivi et de l’Evaluation

 

Le Directeur de la planification, du suivi et de l’évaluation a pour principaux rôles et responsabilités de : réaliser la planification et la programmation des activités ; renforcer les fonctions et capacités de suivi et d’évaluation axées sur les résultats dans la gestion des programmes et projets; appliquer les méthodes nouvelles du suivi et d’évaluation axées sur les résultats ; assurer la conformité des programmes en cours d’exécution et attirer l’attention de la hiérarchie sur tout dysfonctionnement ; assurer son appui aux gestionnaires de programmes et coordonnateurs de projets.

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